南湖学生公寓智能计量系统及水电管理办法

 

后勤管理处文件

 

20095

 

南湖学生公寓智能计量系统及水电管理办法

 

为进一步规范南湖校区学生公寓电智能计量系统(以下简称“系统”)管理,明确学生公寓电计量系统操作员(以下简称“操作员”)的岗位职责,维护学生利益,确保学生宿舍安全、有序、正常用电而制定本办法。本办法的执行情况将做为考核物业公司服务质量的内容之一。

一、基础指标及结算

1、基础水、电指标。学校每学年(时间范围:前一年的91至下一年的831)给每个在册学生的基础水、电量指标为:电280度、水44吨(留学生的基础水电指标由学校另定)。学生的实际水、电用量以宿舍为单位进行结算,即基础指标按该宿舍的实际住宿人数计算,超过基础指标的用量由该宿舍学生共同承担费用。

2、结算办法。基础电量按学期进行结算,在结算期内如基础电量用完,则需以宿舍为单位,按市民电价标准(当前为0.5283/度)到物业公司买电,直至下一结算期基础电量的输入;学生用水也以宿舍为单位根据水表读数按季度进行结算,超基础指标的用量按市民水价标准(当前为2.47/吨)收费。在结算期内基础水、电指标有结余的,可结转到下一结算期继续使用直至学生毕业。

3、毕业生剩余电量结算。学生毕业时,学校仅对学生超指标购电没用完的部分进行结算和退费。毕业生可凭本学期最后一次的购电收据,到所属学生公寓购电处办理退费手续。为确保电量结算符合学校财务制度的要求,不提供收据的宿舍,不予办理电量退费事宜。办理退电的宿舍,须在购电收据和退电领款明细表上签字。

二、财务操作规定

1、基础电量输入

1)每学期开学前,根据后勤管理处签发的《南湖校区x公寓200x年第x学期学生电量输入指令》输入半个学年(即一个学期)的学生基础电量。

2)输电操作应在收到输电指令后的一天内完成。输电前应做好相关准备工作,输电当日不进行诸如购、退电等其他财务操作。输电后应确认输入数值的准确性。

3)为避免开学后学生排长队购电及大额财务操作等问题,正常情况下每学期的基础电量输入工作安排在开学前完成。

2、电费的缴纳

1)操作员售电所收现金应及时上交学校财务处指定的财务账户,为确保安全,在售电室的过夜现金数额不得超过学校财务规定的数额。

2)操作员不准将售电款项存入私人在银行等金融机构开设的账号内,否则一律按挪用公款处置,操作员为此要承担全部责任。

3)操作员必须妥善保管电费缴纳收据,并于每月底向后勤管理处报表时提交收据进行验核。

3、报表提交

操作员每月26日前根据系统状态、购退电和学生调宿情况完成以下三个统计表,并于每月29日前提交后勤管理处。

序号

表格名称

报表要求

报表一

200xx月南湖xx公寓

学生住宿人数及电量统计表

1.附件:水电费缴款收据;电量核销单据;住、退、调宿通知单

2.“财务栏”中的数据应与学校财务出具的水电费收据金额一致

3.上报此表时,要将系统内数据库拷备同时上报。

报表二

200xx月南湖xx公寓

故障模块统计表

1.本表需后勤管理处同意后,方可凭复印件操作。

2.更换多次但并未计量正常的模块应在备注中给予说明

报表三

200xx月南湖xx公寓

计费系统状态统计表

1.本表反映工作日系统的运行情况,操作员根据实际情况填写

2.“更换硬件情况”和“学生调宿情况”应与报表一和报表二对应

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

报表时操作员应注意以下事项:

1)每份报表都需由操作员和物业主管亲笔签字,物业公司盖章。

2)在填写“报表一”前,操作员应该与各学生公寓管理员核对住宿人数,确保各楼实住人数及当月调宿、退宿和入住的人数与“报表一”的各个对应人数一致。

3)在填报输电前一个月份(每年的一月和七月)的“报表一”时,操作员应该与各学生公寓管理员和后勤管理处房产管理科仔细核对住宿人数,保证各楼实际住宿人数与“报表一”的人数一致。

4、电量核销

1)因学生调宿、退宿、休学等原因进行的电量核销。该项核销应以后勤管理处房产管理科下达的“学生住宿调整通知单”或“报表二”为依据进行操作。操作员应将《通知单》附在每月底上报后勤管理处的“报表一”后以便验核。

2)误操作核销。操作员要保持高度的责任心,严禁出现购电学生房间与系统加电房间不符现象。如因不慎发生误操作,应及时向购电学生说明情况,并进行同等电量的核销、并由当事学生在核销单据上签字等操作,同时将核销情况和单据于月底报表时向后勤管理处核销情况报告、提交核销单据。

三、系统管理规定

1、启动系统。每个工作日早830前需启动电量管理系统。待系统启用20分钟后,查看“系统状态监控”选项。判断系统通信是否完全正常,并将状态填入“报表三”。

2、系统登录。操作员在进行系统操作时必须使用自己的专属用户名登录并保管好自己的密码。常工电子厂家维护人员或后勤管理处人员需要使用系统时,应更改用户名重新登录,完成操作后及时退出,操作员在用自己的专属用户名登录。

3、售电预警

1)为避免宿舍电量耗尽停电而造成影响,操作员应该在宿舍剩余电量50度(留学生宿舍为100度)时,及时采取有效措施通知学生购电,同时在每天正常售电时间的基础上,根据情况适当延长售电时间。

2)学生宿舍基础电量用完后,系统将自动断电。恢复学生宿舍供电的正确途径为:学生按市民电价购买电量输入系统。没有后勤管理处书面通知,严禁系统负电运行。操作员擅自进行负电操作造成的电费欠款等经济损失,由操作员及所属物业公司承担。

4、公共水电管理。公寓区内的物业保洁和维修、楼道照明以及学生活动室的水电使用,由后勤管理处负责在学校规定的指标内进行管理、控制和缴费;除此以外的包括洗衣房、电讯业务、商务等所有相关活动在内的水电使用,均由水电中心负责按学校规定的标准进行计量、收费。

5、数据备份和采集

1)系统采集数据和备份。电能管理系统的数据采集及备份时间一般要求设置到中午时间,数据采集时间一般要早于备份时间30分钟。在系统进行采集和备份的时间段,电脑应保持开机,但不进行任何操作。未经后勤管理处同意,操作员不得更改系统采集和备份时间。

2)人工数据采集和备份。为防止系统电脑发生故障造成数据丢失,操作员应在每周五下午关机前对电能管理系统系统数据库进行人工备份(备份前应退出智能售电软件),将系统数据库备份到最后一个磁盘中。

6、系统设施管理

1)故障模块统计及更换。每周一下午,在确认系统当日备份完成的情况下,查询系统内各个房间7日内的实用电量,发现实用电量为零或者负数且房间属性为非空房间时,及时通知物业维修人员更换相应房间的计量模块,如物业维修人员确实不能解决的,联系厂家服务人员进行更换。并将故障模块信息填入“报表二”和“报表三”中。

2)系统设施的管理和维护。每个计量单位(学生宿舍)使用一个计量模块,计量模块出现故障应由各个物业公司电工更换(模块暂由常工电子厂家提供);中位机和数据管理器的操作和维护由常工电子售后负责,操作员负责及时进行通知和联系。

7、系统电脑保护。系统电脑是学校财产,用于委托各个物业公司管理系统使用。操作员在使用电脑时,应做好防尘、防潮、防盗、防病毒等工作,禁止系统电脑上网和其他任何非本系统的操作行为。违规操作造成的损失和责任由操作员和物业公司承担。

四、操作员岗位职责

1、按SIMS智能集中式电能计量系统使用手册》的要求对系统进行管理。

2、负责在系统中建立学生入住档案和分类(按班级和住宿楼宇)名册资料,及时掌握学生入住、迁出和调整等变化情况,并按要求定期向后勤管理处书面报告学生住宿情况。

3、按后勤管理处的书面通知,对入住、退宿和调整等情况的学生进行相应电量增、减处置,并做好记录。

4、严格按后勤管理处的输电指令,按学期向系统输入学生基础电量。

5、协调系统内各楼管理员做好学生入住、退宿和调整后的各类房间(含空房)数量的清理、核对及房间属性调整等工作。确保系统房间、人员数据与实际数据的一致性。

6、认真遵守学校财务管理的相关规定,按徐州市民水电费价格标准,采取收现金或POS机刷卡的方式向超过基础用量的学生售电和收缴水费,并于毕业生离校前进行剩余自费电量的退费工作。

7、按规定要求做好系统备份及运行监控等工作,发现异常情况及时进行处置或报告。

8、配合系统厂家维护人员对系统进行的监测和维护等工作。

9、自觉接受、积极配合后勤管理处进行的系统财务审计、检查等监督考核工作。

五、其他

本办法自发布之日起实施。此前已出台的相关管理规定与本办法有抵触的,以本办法为准。本办法由后勤管理处负责解释。

 

工作联系电话

后勤管理处电话:0516-83590327

桃苑公寓区红罡物业售电电话:0516-83592800

松竹杏公寓区昌湖物业售电电话:0516-83592322

研梅公寓区昌湖物业售电电话:0516-83592362(如有变化,以新号码为准)

常工电子徐州售后技术人员电话:0516-83787221

长城电脑徐州客户服务中心:0516-87330626;27

联想产品客户服务中心:0516-85606100

清华同方客服电话:0516-83825225 0516-83659306 

 

 

                                                   后勤管理处

                                                 2009年3月23